La información es poder: El canal de denuncias corporativo

El Consejo de la Unión Europea aprobó el pasado 7 de octubre la Directiva relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión, introduciendo una serie de normas mínimas comunes para la protección de las personas que denuncien actividades ilícitas o abusos de Derecho.

Además de estas medidas de defensa previstas para el denunciante -generalmente denominado en Europa whistleblower-, la norma europea regula la obligación de establecer cauces y procedimientos internos y externos de denuncia, tanto en entidades jurídico privadas como en el Sector Público.

En el primer caso se contempla su establecimiento al menos en entidades jurídico privadas con 50 o más empleados, o con un volumen anual superior a 10 millones de euros, así como en las de cualquier dimensión que operen en el sector financiero o que sean vulnerables al blanqueo de capitales o la financiación del terrorismo. En el sector público se aplicará a la Administración del Estado, Administración regional y provincial, municipios de más de 10.000 habitantes y otras entidades de Derecho Publico. Sin embargo, es una norma que establece mínimos obligatorios, por lo que la legislación de los Estados puede ampliar las garantías previstas en la Directiva como mínimos exigibles.

Pero el canal de denuncias no es una figura desconocida en nuestro país, ya que forma parte de la implementación de los planes de compliance corporativos.

Sin embargo, esto no significa que esta vía de comunicación se haya desarrollado tecnológicamente, ni se haya introducido en nuestro tejido empresarial con la fuerza que este sistema de información corporativa merece. En la mayoría de ocasiones no se introduce porque el empresario ve en el canal un elemento de riesgo y origen de problemas, en lugar de valorarlo como la herramienta útil que es. Pero para superar cualquier duda en ese sentido conviene hacer este sencillo test:

¿Que opción le parece mas beneficiosa si se produce una conducta irregular en su empresa?

  1. Enterarse por la prensa
  2. Enterarse cuando le notifican una sanción administrativa
  3. Enterarse cuando le notifican una citación judicial como persona jurídica investigada penalmente
  4. Enterarse lo antes posible para adoptar medidas y evitar todos los anteriores

Si su respuesta ha sido la d) le interesa seguir leyendo este artículo, en el que voy a ofrecer algunas pautas prácticas a tener en cuenta al implementar el canal de denuncias interno, para que desde el principio este alineado con la Directiva referida y con el Reglamento Europeo de Protección de Datos.

 

1.- USUARIOS: POSIBLES DENUNCIANTES

Los canales deben permitir la denuncia por parte de los empleados de la entidad, a los que habrá que formar e informar sobre la existencia del canal y de la importancia de comunicar las irregularidades que se produzcan en la compañía, en beneficio de esta y por ende de todos los que trabajan en ella.

También podrán ser utilizados para la presentación de denuncias por otras personas que estén en contacto con la entidad en el marco de las actividades profesionales, aunque para estos últimos la utilización de los canales internos de denuncia no podrá ser obligatoria. Esta decisión de dar acceso al canal a personas vinculadas con la compañía ha de adoptarse valorando en cada caso las circunstancias de la empresa, pero en general la información de los profesionales que colaboran puede ser de interés y no conviene descartarla por principio, pues todos sabemos que la información es poder, por lo que antes de cerrar una vía que nos la puede aportar hay que ponderar adecuadamente la situación.

 

2.- CONFIDENCIALIDAD Y/O ANONIMIDAD

Los cauces para recibir denuncias deben garantizar la confidencialidad de la identidad del informante, limitándose el acceso a dicha información únicamente al personal autorizado. Se trata de proteger los datos y al denunciante de buena fe, pero también al denunciado, cuya identidad en principio no ha conocerse únicamente por quienes gestionan el canal y la investigación que en su caso se origine como consecuencia de la denuncia.

Por otra parte, ha de tenerse en cuenta que la anterior Ley Orgánica de Protección de Datos no permitía la denuncia anónima. Sin embargo, actualmente si se admite dicha posibilidad, aunque esta opción es más complicada para la investigación, pues si el denunciante no aporta información suficiente puede dar lugar a un archivo del expediente por falta de datos indispensables.

 

3.- DESIGNACION DE PERSONA O SERVICIO PARA TRAMITAR LAS DENUNCIAS

Cuando se realiza la denuncia, esta ha de ser recibida por una persona o servicio previamente determinado, que deberá informar al denunciante, en un plazo no superior a tres meses desde la presentación de la denuncia, del curso que se haya dado a la misma. Por tanto, se tendrá que comunicar si se ha abierto un expediente de investigación, o si la denuncia se ha archivado de plano, por no ser el contenido de la denuncia relativo a cuestión que haya de originar una investigación por incumplimiento de normas. Por ejemplo, si la denuncia recibida comunicase la necesidad de reponer bolígrafos en un área de trabajo.

En estos casos, aunque no proceda abrir un expediente de investigación interna, resulta conveniente resolver la incidencia y comunicar al denunciante que se tiene en cuenta su comunicación y se trabaja para mejorar.

Es cierto que incidencias como la falta de bolígrafos no es cuestión que en principio haya de ser objeto de comunicación a través de un canal, sin embargo hemos de tener en cuenta que es mejor que el personal se acostumbre a utilizar el canal, pues aunque con frecuencia las comunicaciones que se reciban no tengan una gran relevancia para el funcionamiento de la empresa, en caso de cuestiones más graves también informarán, si consideran que el sistema de comunicación les ayuda y protege adecuadamente.

Por tanto, es esencial promocionar y facilitar el uso del canal entre el personal de la compañía, ofreciéndoles un sistema de comunicaciones de acceso sencillo e intuitivo.

Sin embargo, no es menos importante acertar en la designación de esta persona, o servicio responsable de la gestión del canal, pues una elección adecuada ofrecerá la necesaria confianza al denunciante, que se sentirá protegido y se sabrá respaldado cuando denuncia, siempre que lo haga de buena fe.

La gestión del canal se puede realizar internamente, por personas de la empresa, o por un tercero, a condición de que estén diseñados, establecidos y gestionados de tal forma que se garantice la confidencialidad de la identidad del informante y se impida el acceso a personal no autorizado.

En mi opinión este segundo modelo, el de administración externa, ofrece una mayor seguridad al denunciante, pues se gestiona por personas ajenas a la empresa, lo que le otorga un mayor nivel de independencia. De hecho, con frecuencia al usuario le resulta más fácil dirigirse a un tercero y plantearle dudas sobre una posible irregularidad, o respecto a la conveniencia de denunciar, que tratarlo con un compañero de la empresa designado para ello por los responsables de la compañía, especialmente en el caso de que la irregularidad afectase a uno de sus miembros.

 

4.- FORMAS DE COMUNICACIÓN DE DENUNCIAS

El canal debe facilitar la posibilidad de que las denuncias se presenten:

  • Escritas, en formato electrónico o papel
  • En denuncias orales o por vía telefónica (grabadas o no grabadas)
  • Mediante reuniones presenciales con la persona o el servicio designados para recibir las denuncias.

La empresa deberá informar de forma clara y accesible sobre los procedimientos y sobre cómo y en que condiciones pueden presentarse no solo las denuncias internas, sino también las que se pueden interponer ante las autoridades competentes y ante los órganos y organismos de la Unión.

En ningún caso podrá ser sancionado el denunciante que actúa de buena fe.

Además, la Directiva señala que los Estados deberán establecer sanciones eficaces, proporcionadas y disuasorias aplicables a las personas físicas o jurídicas que:

  1. Impidan la presentación de denuncias
  2. Adopten medidas de represalia contra los informantes
  3. Promuevan procedimientos temerarios contra los informantes
  4. Incumplan el deber de mantener la confidencialidad de los informantes.

 

5.- TRAMITACION DE LA DENUNCIA

La tramitación de la denuncia se ha de hacer diligentemente y podrá gestionarla la misma persona o servicio que sea competente para recibir las denuncias.

Podrá asimismo designarse a otras como “personas de confianza”, a las que los informantes y las personas que estén considerando presentar una denuncia puedan solicitar asesoramiento confidencial.

Una vez recibida la denuncia o comunicación el gestor del canal analizará el contenido adoptando alguna de las siguientes resoluciones:

  1. Incoación de un expediente para investigar los hechos denunciados.
  2. Resolver la duda o cuestión planteada, cuando por su contenido no proceda incoar un expediente de investigación, trasladando en su caso la solicitud recibida al responsable de subsanar el objeto de la queja, informando de ello al comunicador.

En el primer caso, cuando la denuncia comunica información de riesgo elevado, que incluso pueda llegar a constituir un delito corporativo, es esencial que el gestor del canal cuente con formación suficiente para detectarlo y con capacidad suficiente para convocar al gabinete de crisis, a fin de valorar la situación y adoptar las medidas urgentes que sean precisas, en las que han de tomarse en consideración no solo las de índole legal, sino también las comunicación para proteger la imagen corporativa.

Nota: La norma Whistleblowing, ha sido publicada el 26 de noviembre, en el DOUE Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019.

 

Beatriz Saura Alberdi
Abogada. Directora de SAURALEGAL
Doctora en Derecho