Conoce la importancia y las obligaciones de las facturas en la gestión empresarial

La factura es un documento de carácter mercantil que refleja la compraventa de un bien o la prestación de un servicio determinado. Tiene validez fiscal y legal, por lo que se considera una prueba física de que una operación se ha realizado entre dos partes, de forma correcta y satisfactoria.

La factura también sirve para demostrar que la operación ha sido válida y que se han pagado los impuestos correspondientes. Así, es indispensable que las facturas se guarden para poder declarar cualquier transacción.

IMPORTANCIA DE LAS FACTURAS

1. Gracias a ella, el comprador podrá exigir cualquier reclamación o devolución en el caso de existir una incidencia.

2. Para el vendedor, actúa como justificante si no se le ha realizado el pago que le corresponde, de modo que pueda acudir a la justicia en caso de una reclamación.

3. La factura actúa como garantía ante cualquier problema que pueda surgir entre las partes.

4. Fiscalmente, cualquier autónomo o empresa debe presentar a Hacienda todas las facturas que demuestren sus ingresos recibidos y gastos soportados. Cada una de ellas lleva aparejada sus impuestos correspondientes, como, por ejemplo, el impuesto sobre el valor añadido (IVA).

5. Cualquier gasto que no se acredite mediante factura no es considerado como un gasto a efectos tributarios, por lo que no podrá incluirse dentro de la contabilidad de la empresa.

6. Para cualquier empresa o autónomo, la ley en España establece una serie de obligaciones en relación con las facturas. Destaca la de emitirlas y entregarlas por las operaciones derivadas de la actividad empresarial o profesional. Mientras que otras importantes son la de conservar copia de cada una que se remita a un tercero o la de llevar un libro de registro.

A continuación, podemos conocer los diferentes tipos de facturas existentes:

FACTURA ORDINARIA

– Es la que se usa de manera más frecuente.

– Es obligatorio reflejar toda la información relativa a la operación comercial llevada a cabo entre un emisor y un receptor.

– Los empresarios y autónomos tienen la obligación de emitir facturas por todas las operaciones que realizan en el desarrollo de su actividad profesional o empresarial.

– Se debe conservar una copia de todos los documentos emitidos y también de los justificantes recibidos de otros profesionales.

– La ley también obliga a llevar un libro en el que se registren todas las facturas tanto emitidas como recibidas.

FACTURA SIMPLIFICADA O TICKET

– Este tipo se diferencia de las ordinarias en que no contiene los datos del destinatario (NIF, domicilio e importe), a no ser que éste lo solicite para poder deducir el gasto.

– La cuota de IVA no aparece desglosada, sino que solo indica el porcentaje poniendo «IVA incluido».

– Equivale a los antiguos tickets tan utilizados en el pequeño comercio, pero con validez fiscal.

¿CUÁNDO SE PUEDEN EMITIR TICKETS?

– El importe de la operación no supere los 400 euros (IVA incluido).

– Se trate de facturas rectificativas.

– Lo autorice el Departamento de Gestión Tributaria.

– Se trate de operaciones en las que el Reglamento de Facturación permitía la expedición de tickets (operaciones que no excedan de 3.000 euros, IVA incluido).

¿CUÁNDO NO SE PUEDEN EXPEDIR TICKETS?

– Entregas intracomunitarias de bienes.

– Ventas a distancia.

– Operaciones localizadas en el Territorio de aplicación del Impuesto (TAI) en las que el proveedor o prestador no esté establecido, se produzca la inversión del sujeto pasivo y el destinatario la expida por cuenta del proveedor o prestador.

– Las operaciones no localizadas en el Territorio de Aplicación del Impuesto (TAI) si el proveedor o prestador está establecido fuera de la Unión Europea (UE); o cuando la operación se localice en otro Estado Miembro y se produzca la inversión del sujeto pasivo.

¿CUÁNDO SE PUEDE DEDUCIR EL IVA CON TICKET?

– NIF del destinatario y domicilio.

– Cuota repercutida, que se debe consignar de forma separada.

FACTURA PROFORMA

– No puede utilizarse como justificante de una operación ni como garantía de compra.

– No tiene valor contable.

– Suele contener la misma información que una ordinaria. Sólo cambia en la serie numérica, que debe ser diferente.

– Suele utilizarse en operaciones comerciales internacionales para documentar el valor de una operación o a modo de oferta de venta.

– Cuando se solicitan subvenciones estatales o financiación, puede servir como justificación y compromiso de una inversión a realizar. Pero su validez legal tan solo tiene efectos entre comprador y vendedor, en virtud de los pactos acordados.

– Debe existir una aceptación por parte aquel que la recibe que se plasmará en una factura ordinaria una vez hecha la transacción. Hay que tener mucho cuidado con confundir la factura proforma con una factura ordinaria, ya que no es válido para su presentación en la Agencia Tributaria en revisiones de impuestos.

– Conviene comprobar rigurosamente que no hemos incluido ninguna en el cálculo de nuestras liquidaciones y declaraciones.

FACTURA RECTIFICATIVA

– Se trata de una factura de venta, pero con signo negativo y detalla alguna corrección en la factura ordinaria o agrega algún dato que sea necesario.

– Si se emite este documento con todos los datos correctos, se entenderá que sustituye a la original; mientras que, si se recoge tan solo la corrección, ambas serán válidas. Además, existe un plazo para su emisión.

FACTURA RECAPITULATIVA

– Como su propio nombre indica, permite recapitular o agrupar varias operaciones con un mismo destinatario en un mes natural.

– Tiene el mismo valor legal que una factura ordinaria, por lo que deberá cumplir los mismos requisitos básicos. Por esta razón, debe mostrar el valor total de las ventas del mes y debe contener una breve descripción de todas las operaciones que está agrupando.

– Es una manera de agilizar y simplificar las relaciones comerciales.

FACTURA ELECTRÓNICA

Desde el punto de vista legal, cualquier factura electrónica goza de los mismos efectos jurídicos, contables y fiscales que una ordinaria, si bien su autenticidad se valida también a través de sistemas telemáticos con, por ejemplo, la Agencia Tributaria (a través de la firma electrónica).

Los beneficios de la factura electrónica son:

– Se reducen los ciclos de tramitación y cobro.

– Existen menos errores humanos.

– Se eliminan los costes de envío postal.

– Facilita un acceso más rápido, ágil y fácil a las facturas almacenadas.

– Elimina el consumo de papel y su transporte.

– Facilita la lucha contra el fraude.

– Fomenta la modernización de la economía y de la gestión empresarial.

Nos centraremos en la publicación del BOE (Ley 18/2022), ley de creación y crecimiento de empresas, que amplía el ámbito subjetivo de la obligación de emitir facturas electrónicas.

La facturación electrónica era obligatoria en las relaciones con particulares por empresarios y profesionales que prestan servicios al público en general y que operan en los determinados sectores. Con la nueva ley, esta obligación a las operaciones comerciales entre empresarios y profesionales. La obligación se exige a todas sus operaciones con independencia del sector en el que desarrollen su actividad.

OBLIGACIÓN DE EXPEDIR Y REMITIR FACTURAS ELECTRÓNICAS A TODOS LOS EMPRESARIOS Y PROFESIONALES EN SUS RELACIONES COMERCIALES

En primer lugar, se establece la obligación de todos los empresarios y profesionales de expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales.

No obstante, esta regla general producirá efectos:

– Para los empresarios y profesionales cuya facturación anual sea superior a 8 millones de euros: al año de aprobarse el desarrollo reglamentario.

– Para el resto de los empresarios y profesionales: a los dos años de aprobarse el desarrollo reglamentario.

REQUISITOS DE LAS FACTURAS ELECTRÓNICAS

– Deberán cumplir la normativa específica sobre facturación.

– Tanto el destinatario como el emisor de las facturas deben informar sobre los estados de las facturas.

– Los destinatarios podrán solicitar durante un plazo de 4 años desde la emisión de las facturas electrónicas copia de las mismas sin incurrir en costes adicionales.

– El receptor de la factura no podrá obligar a su emisor a la utilización de una solución, plataforma o proveedor de servicios de facturación electrónica predeterminado.

REQUISITOS DE LAS SOLUCIONES Y PLATAFORMAS DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA

– Las soluciones tecnológicas y plataformas ofrecidas por empresas proveedoras de servicios de facturación electrónica a los empresarios y profesionales deberán garantizar su interconexión e interoperabilidad gratuitas.

– Las soluciones y plataformas de facturación electrónica propias de las empresas emisoras y receptoras deberán cumplir los mismos criterios de interconexión e interoperabilidad gratuita con el resto de soluciones de facturación electrónica.

– Los sistemas y programas informáticos o electrónicos que gestionen los procesos de facturación y conserven las facturas electrónicas deberán garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos.

OBLIGACIONES DE LAS EMPRESAS PRESTADORAS DE SERVICIOS AL PÚBLICO EN GENERAL DE ESPECIAL TRASCENDENCIA ECONÓMICA

Concepto de este tipo de empresas

Estas empresas son aquellas que agrupan a más de 100 trabajadores o su volumen anual de operaciones, calculado conforme a lo establecido en la normativa del IVA, exceda de 6.010.121,04 euros y que, en ambos casos, operen entre otros en los siguientes sectores económicos:

– De servicios de comunicaciones electrónicas a consumidores;

– De servicios financieros destinados a consumidores, que incluirán los servicios bancarios, de crédito o de pago, los servicios de inversión, las operaciones de seguros privados, los planes de pensiones y la actividad de mediación de seguros;

– De servicios de suministro de agua a consumidores;

– De servicios de suministro de gas al por menor;

– De servicios de suministro eléctrico a consumidores finales;

– De servicios de agencia de viajes,

– De servicios de transporte de viajeros por carretera, ferrocarril, por vía marítima, o por vía aérea, etc.

Obligaciones

– Estas empresas tienen que expedir y remitir facturas electrónicas en sus relaciones con particulares que acepten recibirlas o que las hayan solicitado, independientemente del tamaño de su plantilla o de su volumen anual de operaciones.

Excepciones: las agencias de viaje, los servicios de transporte y las actividades de comercio al por menor sólo están obligadas a emitir facturas electrónicas cuando la contratación se haya llevado a cabo por medios electrónicos.

– Deberán facilitar acceso a los programas necesarios para que los usuarios puedan leer, copiar, descargar e imprimir la factura electrónica de forma gratuita sin tener que acudir a otras fuentes para proveerse de las aplicaciones necesarias para ello.

– Deberán habilitar procedimientos sencillos y gratuitos para que los usuarios puedan revocar el consentimiento dado a la recepción de facturas electrónicas en cualquier momento.

PLAZO PARA CONSULTAR LAS FACTURAS ELECTRÓNICAS

En caso de resolución de contrato con la empresa o de revocar el consentimiento para recibir facturas electrónicas, el período de los últimos 3 años que el cliente puede consultar sus facturas por medios electrónicos no sufre alteración. Tampoco caduca por esta causa su derecho a acceder a las facturas emitidas con anterioridad.

RÉGIMEN SANCIONADOR

Serán sancionadas con apercibimiento o una multa de hasta 10.000 euros:

– Las empresas que, estando obligadas a ello, no ofrezcan a los usuarios la posibilidad de recibir facturas electrónicas o no permitan el acceso de las personas que han dejado de ser clientes, a sus facturas.

– Las empresas que presten servicios al público en general de especial trascendencia económica que no cumplan las demás obligaciones previstas en el artículo 2.1. competente para imponer esta sanción.

PROCEDIMIENTO DE ACREDITACIÓN DE LA INTERCONEXIÓN Y LA INTEROPERABILIDAD DE LAS PLATAFORMAS

Se establece que se determinará reglamentariamente. De acuerdo con lo que dice la ley, el Reglamento se tiene que publicar en un plazo máximo de 6 meses a contar desde la publicación de esta Ley (BOE 29 de septiembre de 2022).

CARACTERÍSTICAS COMUNES DE TODAS LAS FACTURAS

Cualquier factura incluye una serie de características imprescindibles y que hacen de cada una de ellas un documento único:

1. Presenta un número correlativo de acuerdo a una serie numérica.

2. Incorpora los datos del comprador y del vendedor, como su nombre o razón social, el NIF y su dirección fiscal.

3. La fecha en que se ha emitido.

4. Una breve descripción del producto o del servicio que se ha realizado.

5. Los impuestos que soporta (normalmente, IVA e IRPF) así como la cuota tributaria. Hay ocasiones en que determinadas actividades están exentas de IVA, lo que se debe hacer constar en la factura.

6. Información sobre posibles descuentos o bonificaciones.

SE INTENSIFICA EL CONTROL DE LAS FACTURAS FALSAS POR LA AGENCIA TRIBUTARIA

La AEAT ha desarrollado un proyecto basado en la Inteligencia Artificial cuyo objetivo es detectar las facturas irregulares.

El funcionamiento de este proyecto se basa en generar modelos predictivos para seleccionar facturación sospechosa y reforzar su efectividad en la lucha contra el fraude fiscal, además de evitar el blanqueo de capitales y frenar la competencia desleal.

Según informa Hacienda, los contribuyentes cometen fraudes por los siguientes motivos:

– Simular gastos para reducir la cuota de IVA a ingresar y obtener devolución.

– Justificar subvenciones «artificiales».

– Unirse con otras empresas que puedan salir beneficiadas del mismo fraude.

– Simular una cuenta de resultados para obtener mejor financiación de una entidad bancaria.

Este método no trata de sustituir las técnicas habituales, sino que sirve para facilitar la labor de las mismas. La herramienta informática genera un modelo que se puede utilizar para predecir la probabilidad de fraude en nuevos casos similares.