Los departamentos jurídicos y los despachos de abogados han de tomar consciencia de la necesidad de tener una estrategia digital clara y un plan de implementación para sus organizaciones. La tecnología a seleccionar e implementar en cada despacho o departamento jurídico dependerá en gran medida de la comprensión óptima de las actividades jurídicas en cada compañía.
En concreto y en lo que respecta a los departamentos jurídicos in
house, la necesidad de digitalización y de adaptación de su
funcionamiento a las nuevas tecnologías, suele ser un requerimiento que parte
del mismo comité de dirección o del órgano de administración y que se alinea
con una estrategia digital de la compañía, a su vez en el caso de los
despachos de abogados suele ser un requerimiento de los clientes, que
exigen una atención adecuada a los tiempos y necesidades de los mismos, muchos
de ellos inmersos también en una acentuada transformación digital. La crisis no
ha hecho más que acelerar este cambio del sector jurídico hacia la
digitalización que ya estaban siendo demandado por clientes externos e
internos.
La estrategia digital tiene que acompañar a los departamentos jurídicos
in house y a los despachos de abogados a lograr sus objetivos:
- Prestar un mejor y más
adecuado servicio al cliente, interno o externo.
- Mejorar
la eficiencia y la productividad de los abogados integrantes del equipo.
- Hacer
frente al ingente volumen de datos y a la mayor complejidad de la
información que se maneja en los despachos.
- Mejorar
el conocimiento y el know-how de la organización.
- Mejorar
la capacidad de atraer y retener talento profesional.
- Ser
más competitivos en costes y en precios.
Para lograr lo anterior es necesario disponer de un presupuesto para
desarrollar la estrategia y de una priorización de las herramientas
y los objetivos de inversión en cada despacho o asesoría jurídica in
house. En este sentido, podemos avanzar que será vital la inversión, que
no gasto, en las siguientes herramientas:
- Herramientas
colaborativas, que permitan el intercambio de
información y documentación de forma ágil entre abogados y clientes. Es
preciso acudir a métodos de comunicación diversos (p.e. videoconferencias,
chats, correos, etc…) con los clientes, internos y externos, que, al estar
restringida la celebración de reuniones presenciales, faciliten el salvar
el distanciamiento social y la ausencia de cercanía.
- Gestores documentales,
que permitan a los equipos de abogados, el adecuado archivo, selección y
búsqueda de todo tipo de documentos, y que, a su vez, sean fácilmente
integrables con bases de datos de legislación, jurisprudencia y doctrina,
tan necesarios para las tareas diarias del abogado.
- Herramientas de
Inteligencia Artificial, Big Data y análisis predictivo,
que permitan estandarizar y homogeneizar procesos, haciendo con ello más
eficiente y productivo el trabajo legal.
- Herramientas de firma
electrónica y verificación documental,
que faciliten la gestión de trámites en remoto y online, y que
con ello contribuyan a ahorrar costes de desplazamiento.
La cuestión a la que se enfrentan ahora despachos y asesorías jurídicas
in house es seleccionar proveedores de tecnología que garanticen los
máximos estándares de eficiencia en la organización del trabajo, de confianza
en las respuestas y de seguridad, y conseguir aprovechar el teletrabajo como un
reto y una oportunidad para dar un servicio optimo y transparente al cliente,
ofreciéndoles accesos seguros que permitan compartir información y hacerles
participar de la misma. Todo ello reportará seguro en modelos de negocio
novedosos en el ámbito legal.
FUENTE: LEGAL TODAY
